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规章制度
公文处理办法
添加时间：14年01月02日 来源： 作者：河北对外经贸职业技术学院 浏览次数：
第一章 总则
第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高管理效率，遵照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关精神，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 公文处理包括院内公文的制发、上级文件以及学院公文的运转办理、公文的立卷、归档、管理等一系列相互关联的工作。
第三条 党政办是我院公文处理工作的管理机构，主管全院的公文管理并指导学院各单位公文的处理工作。各单位文秘人员要注意相关专业知识的学习，不断提高公文处理工作的质量与效率。
第四条 公文是行政管理过程中具有法定效力的规范体式公务文书，公文的处理工作务必要求实事求是、认真负责，杜绝形式主义、官僚主义和文牍主义，要做到及时、准确、安全。
第二章 公文种类
第五条 根据学院实际，我院日常使用公文种类有：
1.决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。
2.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
3.通知：适用于发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。学院制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称。不得使用法律规定只适用于特定国家机关的文件名称。“规定”、“办法”、“细则”等一般用“通知”印发。
4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
5.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。
6.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。
7.批复：适用于答复下级单位请示事项。
8.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。
9.会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文的制发
第六条 我院公文包括上行文、平行文和下行文。
（一）上行文：以学院党委名义或院行政名义向上级机关报送的请示、报告等，文件编号分别为：冀外院党〔年份〕XX号、冀外院〔年份〕XX号。文件版头分别用：中共河北外国语职业学院委员会文件、河北外国语职业学院文件。
（二）平行文：用于学院党委或行政名义向无隶属关系的单位进行工作商洽、询问或答复等，文件编号分别为：冀外院党函〔年份〕XX号、冀外院函〔年份〕XX号。
（三）下行文：由院党委或院行政制定的决定、通知、规定、办法、通告、意见、会议纪要，以及有关职能部门起草的涉及全院性某些重要工作的规章制度、工作布置等，上述文件以院级文件下发，文件编号分别为：冀外院党〔年份〕XX号、冀外院〔年份〕XX号。文件版头分别用：中共河北外国语职业学院委员会文件、河北外国语职业学院文件。对于院内职能部门制定的涉及某一方面工作的通知、公示、规定、决定等，由职能部门发文。文件版头分别为：中共河北外国语职业学院委员会XX部文件、河北外国语职业学院XX处文件。文件编号为：冀外院X〔年份〕 XX号，“X”为发文部门的简称，比如，党政办公室简称“办”、人力资源处简称“人”、组织部简称“组”。
第七条 文件的起草和印发
学院的所有公文均由党政办负责核稿、印发，其他各中层部门不得以学院的名义对外行文。文件的起草由文件所涉及的有关职能部门负责，对于需要多个部门协作起草的由党政办组织协调。职能部门发文由本部门负责起草、印发。
第八条 文件的审议、签发
院级文件实行“由主管院领导签发”制度，必要时需院级领导会签。院级文件草案要经过有关会议讨论，取得一致意见后方可发文，对于涉及职工切身利益的重要规章制度等文件，必要时须经教代会广泛征询意见。对于职能部门发文，处领导负责把关，重要的部门发文需请示主管院领导。学院内同级单位可以联合发文，但必须确有必要，联合发文用主办单位文件编号，须会签，必要时报请有关院领导。
第九条 文件种类的选用、行文规则及印刷格式要按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中的有关要求。
第十条 对于院内各单位向学院报送的请示、报告、工作计划、总结等，不用正式公文，但要打印清晰，注明时间。报送单位要作备份留存。
第十一条 学院公文的制发要遵循精简高效的原则，杜绝没必要的发文。行文要符合有关法律、政策，适合学院实际，做到准确、精练、有的放矢，杜绝空话、套话等不良文风。
第四章 公文的办理
第十二条 公文办理分为收文办理和发文办理。
第十三条 收文办理一般包括公文的签收、登记、拟办、请办、传阅、承办和催办等程序。
（一）公文的签收和登记
上级机关的文件以及院内各单位报送的请示、报告等，由党政办负责签收，凡需要办理的要认真登记。
（二）秘书科收到文件后进行拟办，提出办理意见，必要时要提供有关背景材料，送请院领导批示。
（三）对于院领导批示的公文，秘书科负责送达承办单位。承办单位要抓紧落实、办理。
（四）凡需要领导或有关部门传阅的文件，由党政办组织传阅，文件要在规定时间内阅批或阅办，不得积压，避免漏传、误传，注意文件的回收，任何个人不得扣存文件。
（五）对于重要的和有时限的文电，党政办负责催办，做到急件跟踪催办，要件重点催办，平件定期催办。
第十四条 发文办理一般包括文件的核发、登记、印制、用印和分发等程序。
（一）院级发文由党政办负责对审批手续、文种应用、格式等进行复核，确定文号、分送单位以及印制份数。各部门发文也要做好上述工作。
（二）学院上行文、平行文均盖相应印章，院内各级发文一般可不用，联合发文单位都要盖章。
（三）院级发文由党政办负责分发，各部门发文由本部门负责分发。文件的发放工作要及时、快捷。
（四）各单位要做好所发文件的备份存档和所收文件的留存工作。
第十五条 公文办理过程中要符合档案的存档要求。
第五章 公文的立卷、归档和管理
第十六条 上级公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》将文件原件、批阅单等材料整理、立卷、归档。个人不得保管应当归档的公文。
第十七条 院级文件由党政办负责将公文定稿、正本以及相关材料收集齐全，立卷归档。各部门发文本部门存留归档，同时将纸质和电子文稿交学院档案室。
第十八条 学院档案室是公文档案的管理部门，负责公文档案的保管、借阅等工作。
第六章 附 则
第十九条 外事等有特殊要求的公文处理，可依照外交部有关规定执行。
第二十条 本办法自公布之日起执行，其他与本办法不一致的有关规定，以本办法为准。
第二十一条 本办法由党政办负责解释。
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